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スタバなどのカフェで仕事をしたら経費にできる? 経費になるポイントは?

 

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家だと集中できないなぁ…

家では集中できないからスタバなどのカフェで仕事をしているフリーランスの方もいるかもしれません。

 

カフェを利用する際コーヒー代などがかかりますが、経費にできるの?と考える方も多いのではないでしょうか?

そこでこの記事では、以下のことについて解説します。

  • カフェで仕事をした際の費用が経費になるのか?
  • カフェでの打ち合わせや自宅で飲み物を飲んだケース
  • 経費計上するやり方

この記事を読めば、フリーランスが仕事でカフェを利用した際にどこまでなら経費になるのかわかるようになります。

スタバなどのカフェで仕事をした際の費用は経費になるの?

スタバなどのカフェで仕事をするフリーランスの方も多いでしょう。

 

ただ、カフェで仕事をする際にかかる費用は数百円ですが、何度も利用するようになると、経費で落としたいと考えるのではないでしょうか?

 

では、スタバなどのカフェで仕事をした際にかかるコーヒー代や食事代は、経費として認められるのでしょうか?

コーヒー代など飲み物は経費になる

カフェで提供されるコーヒーなど飲み物代は、ビジネスに関係があれば、経費として認められます。

経費になるかならないかは「売上に貢献しているか」「事業に関係があるのか」で判断します。

 

したがって、仕事に関係があるのであれば、以下のような理由でカフェに滞在した場合でも経費にできます。

  • 仕事に役立つ本を読んだ
  • 仕事にかかわる資格取得のために勉強した(業務に直接関係のあることが条件/単なる自己研鑽はダメ!!)

また、取引先の会社への行き帰りで、近くのカフェで上司などと事前打ち合わせをすることも想定されます。このような場合も、コーヒー代は経費として認められるのでご安心ください。

一昔前よりも、リモートワークやノマドなどカフェで仕事をしている方が増加しています。税理士によっては、コーヒー代は経費にならないと考える方もいますが、事業と説明がつくものであれば、経費として認められやすいです。

経費として認められる大原則は、かかった費用が仕事に必要であることです。ただ、経費として認められるかは法律で決まっているわけではなく、税務署の職員や税理士によっても解釈が異なります。

税務調査をされた際に、自信を持って仕事のために必要だと説明できるものであれば、経費として認められる可能性もあります。

 

1人で食事した場合、プラーベートでの食事代などは経費にならない

ただし、カフェで使った費用がすべて経費になるとは限りません。プライベートの食事代やスイーツ代は経費として認められないません。

 

なぜなら、ビジネスに関係がないからです。

 

1人でカフェでスイーツや食事を食べた場合、「昼食を取るために食事をした」「おやつを食べるためにスイーツを注文した」のであればプライベート用とかんがえられますので、経費にはなりません。

とはいえ、以下のような例外もあります。

  • グルメライターがカフェに提供される食事の内容について記事を書く(取材か否かは問われない)
  • 市場調査をするために食事を注文しなければならない

これらのケースでは、仕事をするために、カフェで食事やスイーツを注文しなければなりません。

 

そのため、経費として認められる可能性は高いです!

打ち合わせやインタビューでカフェや飲食店を利用した場合は食費も経費にできる

フリーランスのなかには、取引先との打ち合わせでカフェを利用する方もいるでしょう。

 

取引先の方と打ち合わせをするためにカフェを利用した場合、飲み物だけでなく食事の費用も経費として認められる可能性があります。

 

また、仕事に使う情報を得るためにカフェで他人にインタビューをする際も経費で落とせます。

 

なお、フリーランスや個人事業主には会議費の上限がありません。そのため、取引先との打ち合わせ目的で居酒屋や高級料理店を利用した場合も、事業用であれば、経費にできます。

 

自宅で仕事をする際のお茶やコーヒー代は経費としては認められない可能性がある

ところで

カフェのコーヒー代が経費として認められるなら、自宅でコーヒーやお茶を飲む際の費用についても認められるのでは?

と考えるかもしれません。

しかし、お客様に出す茶菓子やお茶代は経費になります。でも、自宅でコーヒーやお茶を飲む際には全額経費にするのは、難しいかもしれません。プライベートでもコーヒーやお茶はのむはずですので。

 

ただし、従業員を雇用しており、飲み物やお菓子を提供している場合は、福利厚生費として経費にできるケースもあります。

フリーランスがカフェで仕事をしたときの費用を経費計上するやり方を解説!

スタバなどカフェを仕事の場として使った場合、発生する費用を経費にできます。では、どのようなやり方でカフェで使った費用を経費計上すればよいのでしょうか?

  • スタバなどカフェを利用したケース
  • スタバカードなどでコーヒー代を支払ったケース

順番に解説します。

スタバなどのカフェを利用したケース

スタバで仕事をした際に発生するコーヒー代や食事代の勘定科目は会議費になります。以下のように記入しましょう。

借方金額貸方金額
会議費1,000事業主借1,000

現金で支払った場合、プライベート用にお金を使って事業用のお金を支払ったことになるので、貸方の項目は事業主借になります。なお、一人でコーヒーを飲みながら仕事をした場合も会議費で計上して問題ありません。

スタバカードなどで支払いをしたケース

スタバなどのカフェでは、プリペイド式のカードを発行している店舗もあります。このようなカードで支払いをした場合、カードに現金をチャージした日と支払いをした日に分けて記入しなければなりません。

経費として計上できるのは、チャージした金額ではなく実際に支払った金額のみなので注意しましょう。

たとえば、スタバカードに1万円チャージをして、別の日に1,000円支払った場合は、以下のように記入してください。

スタバカードに1万円チャージした

借方金額貸方金額
預け金10,000現金1,000

プリペイドカードにチャージをした場合の勘定科目は預け金になり、取引日はチャージした日にします。

別の日に1,000円支払った

借方金額貸方金額
会議費1,000預け金1,000

支払いをした場合の勘定科目は会議費です。そして、貸方は仮払金にします。

税務調査をされてもカフェ代を経費として認めてもらうための3つのポイント

カフェで仕事をしていれば、必ず経費計上できるとは限りません。では、万が一、税務調査をされることになってもカフェ代を経費として認めてもらうためにはどうすれば良いのでしょうか?

  • レシートや領収書を残しておく
  • レシートなどの裏に利用目的や打ち合わせ相手を記入しておく
  • 金額や頻度が多すぎると認められないケースもある

レシートや領収書を残しておく

カフェで仕事をした場合の費用を経費にするためには、証明になるレシートや領収書を残しておくことは常識です。

 

また、レシートや領収書は、確定申告の終了後も一定期間保管しなければなりません。

申告方法保管期間
青色申告7年間※
白色申告5年間

※前々年の所得が300万円以下の場合は5年間

そのため、レシートなどは必ずもらった上で保管しておきましょう。

レシートなどの裏に利用目的や打ち合わせ相手を記入しておく

時間が経つと、どこで誰とどのような目的でカフェを利用したか忘れるものです。カフェから帰宅したら、必ずレシートの裏に利用目的や打ち合わせの相手の名前などを記入しておきましょう。

 

万が一、税務調査をされた際に、利用目的や打ち合わせの相手を言えなければ、経費として認められない可能性があるからです。

金額や頻度が多すぎると認められないケースもある

本人の主張が事業目的だから「会議費」であっても、プライベート用に見えれば、否認されるケースもありますので、注意してください。以前、税務調査でランチなどでの「おにぎり代」や「スーパーでの総菜などの買い物」があまりに頻度が高く、高額だったので、否認されたことがあります。

「会議目的」と言えば、なんでもかんでも経費にできるわけではないので、注意が必要です。

まとめ:カフェで仕事をした際の飲み物代は経費にできる!

カフェで仕事をした際の飲み物代は経費にできます。また2人以上で打ち合わせをした際も経費にできるので覚えておきましょう。

 

ただし、一人で仕事をする場合に経費として認められるのはコーヒー代のみです。

 

仕事のために使ったものしか経費にできないのが大原則です。

プライベートでカフェを利用した際の費用は経費にできないので注意してくださいね
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