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Suica・PASMOのチャージ代は経費になる?仕訳は?交通費の管理をラクにする方法を解説!

 

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Suicaをチャージしたから、経費にしちゃおう!
え…チャージ代って経費にしちゃっていいの?

Suica、PASMOなど交通系ICカードは、日常生活に浸透していますよね。

 

電車代やバス代の支払いをはじめ、コンビニやスーパー、飲食店などさまざまな場面での支払い手段になるため、非常に便利です。ただ、経費としての交通費を管理する時に、SuicaやPASMOでの支払いやチャージ代をそのまま経費にできるかどうか悩むことはないでしょうか。

 

電車やバスは1日に何度も乗り換えることがあるので、件数が膨大になることがあり、管理の手間がかかる経費のひとつです。このため、SuicaやPASMOのチャージ代がそのまま経費にできれば、交通費の管理は圧倒的にラクになるでしょう。

 

この記事では、以下について解説しています。

  • 交通費の基本
  • 実際の運用方
  • SuicaやPASMOでの支払いの処理方法
  • チャージ代を経費にできるのか
  • またチャージ代を経費にする際のポイント

交通費の基本

Suica、PASMOのチャージ代が経費になるかどうか解説する前に、交通費の基本的な考え方についておさえておきましょう。

基本をおさえた上で、実際の運用方法を考える必要があるためです。順番に説明しますね。

交通費は、業務を遂行する際に必要な移動に関わる費用です。電車代、バス代をはじめ、ガソリン代や短時間の駐車場代、タクシー代や高速道路の通行料金、飛行機のチケット代、出張の際の宿泊代が含まれます。

 

ガソリン代や駐車場代、タクシー代、高速道路の通行料金など、領収書やレシートが手に入る交通費は、日付や区間、金額といった詳細が不明になることは少ないでしょう。

 

問題になりやすいのは主に電車代やバス代で、問題になる理由は領収書やレシートが発行されないため、日付や区間、金額といった経費に計上する際に必要な情報がわからなくなりやすいことです。

 

電車代やバス代を経費で落とすためには、電車やバスを使うたびに明細を控えておき、出金伝票や交通費精算書に整理してまとめます。出金伝票や交通費精算書に決まったフォーマットはありませんので、エクセルなどで作成しても構いませんし、文具店や100円ショップなどで市販されているものを使ってもいいでしょう。

電車代やバス代の明細に必要な項目は次の5つです。

  1. 日付
  2. 交通機関名
  3. 利用区間
  4. 金額
  5. 行き先、業務内容

SuicaやPASMOを使って電車代やバス代を支払っている場合でも、交通費の処理については上で解説したとおりで、電車やバスに乗るたびに1件ずつ明細がわかるようにしておく必要があります。

SuicaやPASMOのチャージ代は経費にならない!?交通費の実際の運用方法

交通費の基本をおさえたところで、SuicaやPASMOを使う場合の交通費の実際の運用方法と経費の計上方法を考えてみましょう。

SuicaやPASMOの実際の運用

交通費を経費にする際の基本は、交通機関を利用するたびに明細を控え、1件ずつ仕訳します。

基本的には、SuicaやPASMOのチャージ代は経費になりません。
チャージした段階ではまだ、電車などに乗っておらず、経費ではないからです。

【正しい経理方法】
  • SuicaやPASMOに10,000円をチャージしたら、次の仕訳をします。
借方金額貸方金額
前払金10,000現金10,000

 

  • SuicaやPASMOで電車代やバス代を支払ったとき
借方金額貸方金額
旅費交通費10,000前払金10,000

 

これ、実際やるの大変だよね???

【中小企業で実務上よくある楽な経理方法】

 

あくまでも自己責任ですが、SuicaやPASMOの利用履歴を印字したり、モバイルSuicaやPASMOで利用履歴をデータ化できる機能を使って、チャージ代を交通費として管理する方法がないわけではありません。

 

  • SuicaやPASMOに10,000円をチャージしたら、次の仕訳をします。
借方金額貸方金額
旅費交通費10,000現金10,000

 

  • SuicaやPASMOで電車代やバス代を支払ったとき
借方金額貸方金額
仕訳なし 仕訳なし 
明細は、100件を超えないように駅の券売機やチャージ専用機などで印字するか、モバイルのデータを保存してください。これがバス代や電車代の領収書やレシートの代わりになりますので、なくさないように保管しましょう。

 

Suica・PASMOの利用履歴

SuicaやPASMOの利用明細は、駅の券売機やチャージ専用機などでの印字が可能です。印字される内容は、「日付・利用駅・乗車or下車・残高」です。また、印字できるデータの条件は次のとおりです。

  • 過去26週間の履歴まで
  • 件数は100件まで
  • 1日で21件を超える利用がある場合には印字できない可能性がある

SuicaやPASMOでの利用状況により、100件の利用以内で定期的に履歴を印字をすれば、交通費の内容を把握できます。


例えば、1日平均1回乗り換えであれば、往復で4件の履歴ができます。週に5日利用するケースでは4件/日x5日で20件の履歴ですね。このペースであれば、月の履歴は20件/週x4=80件なので、月に1度印字すれば問題ない計算になります。

モバイルSuica・モバイルPASMO

ここまではSuicaやPASMOカードの利用を想定していますが、モバイルのSuicaやPASMOを利用する場合でも同様に、利用履歴の確認ができます。

モバイルSuicaやPASMOであれば、印字のために駅に出向く必要がなくいつでも思い立った時にデータを残せるので、さらに便利ですね。

SuicaやPASMOのチャージ代を経費にする際のポイント

上で解説した方法でSuicaやPASMOのチャージ代を経費にするためには、次のポイントに気をつける必要があります。

  • 業務専用のSuicaやPASMOを用意する
  • 交通費以外の支払いには使わない
  • 100件ごとに利用履歴を取る
  • 100件に満たない場合でも、半年ごとに履歴を取る
  • 決算前に多額のチャージはしない

それぞれについてご説明しますね。

業務専用のSuicaやPASMOを用意する

SuicaやPASMOのチャージ代を経費にすると、税務調査の際に指摘を受けることがあります。

ただし私的な用途に使っていないことを証明できるように、業務専用のSuicaやPASMOを用意することをおすすめします。

業務専用はSuica、プライベートはPASMOとしたり、カードとモバイルで分けるといった方法もいいですね。

業務用のSuicaやPASMOの利用履歴を100件ごとに取っておけば、明細もわかるので指摘を受けた場合の証拠になります。

交通費以外の支払いには使わない

業務専用のSuicaやPASMOを用意するのに加えて、業務専用のSuicaやPASMOを交通費以外の支払いに使わないことを徹底しましょう。

 

これは、コンビニや飲食店での利用があった場合、チャージした時に、旅費交通費にしているのに、コンビニで使った分を消耗品費にすると『二重計上』や『科目の間違い』を疑われる理由になってしまうためです。

100件ごとに利用履歴を取る

上記で解説したように、SuicaやPASMOの利用履歴が取れるのは最大で100件までです。100件を超えると古いデータから順に消えてしまうので、忘れずに履歴を印字するか保存しましょう。

 

これがバス代や電車代の領収書やレシートの代わりになります。

100件に満たない場合でも、半年ごとに履歴を取る

Suicaやパスモの利用履歴は26週間を超えると消えてしまいます。

 

消えてしまった履歴は取り戻せず、交通費の明細が分からなくなってしまうので、利用頻度が少ない場合でも、半年に1度は駅で印字するか、モバイルデータを保存する作業が必要です。

決算日近くに多額のお金をチャージしない

期日(決算日)近くには、多額のお金をチャージしないようにしましょう。

決算日近くに、まだ使っていない多額のチャージ金を経費にするのは、乗っていない電車代を経費にしているのと同じことです。

まとめ

交通費の基本的な考え方と実際の運用方法、SuicaやPASMOで支払いをした際の処理方法、チャージ代を経費にできるのか、またチャージ代を経費にする際のポイントについて解説しました。

 

SuicaやPASMOのチャージ代を経費に計上すると、税務調査ではチェックが入ることが多いです。税務調査でのチェックが入る前提できちんとした証拠を保管して、業務専用のSuicaやPASMOを用意し、交通機関以外での支払いに使わなければ、交通費の管理は圧倒的にラクになります。

 

あくまでも自己責任になりますが、交通費の管理をラクにしたい方はぜひ、この記事も参考にしてみてください。

エクセルの交通費精算書は個人事業主の旅費交通費|経費になるものは?【ダウンロードできる『交通費精算書』付き】でダウンロードすることができます。旅費交通費についても解説していますので、あわせてお読みくださいね。

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