起業するときにオフィスを借りたい、オフィスの初期費用や運営コストが高すぎるので、悩んでいませんか？
起業してすぐは、売上を伸ばすのにみなさん尽力されてますよね。最初のうちは、それでもお金に余裕がない起業家が多いのが現状です。そのような経営者にとって心強いのがバーチャルオフィスです。
ただ、
と不安になる方も中にはいらっしゃいますよね。
そこで、この記事では以下のことについて解説します。
- バーチャルオフィスのサービス内容
- バーチャルオフィスを利用するメリット
- バーチャルオフィスを利用するデメリット
この記事を読めば、バーチャルオフィスを利用するメリットだけでなく、デメリットもわかります。起業当初のコストを抑えて事業を軌道にのせたい経営者は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね！
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは仮想の事務所を表します。つまり、オフィスで仕事をしない人に会社としての機能（住所や電話番号）を貸すサービスです。
ただ、レンタルオフィスやシェアオフィスのように、物理的に働く場所があるわけではありません。起業しようと考えている経営者のなかには、オフィスを持ちたくても金銭的な理由や手間などを考えると、借りたくない人もいます。
個人事業主や起業したばかりの人の場合、住所や電話番号がなければ、信用されにくいといえます。
しかし、バーチャルオフィスがあれば、取引先との対応や郵便物の受け取りなども可能です。
バーチャルオフィスの主なサービスは2つ
都市圏を中心に存在するバーチャルオフィスはどのようなサービスを提供しているのでしょうか？ 主なサービスは4つあります。
- 住所貸し
- 郵便物の受け取り
- 電話関連のサービス
- 会議室としての利用
これらのサービスは無料のものと有料でオプションになっているものがあるので、注意しましょう。順番に詳しく解説します。
1.基本的なサービスは住所貸し
事業をしていると、住所の記載が必要な場面が多く発生します。例えば、以下のような手続きをする際に、住所を記入できなければ、手続きを進められません。
- 法人登記
- 銀行口座の開設
- インターネットでの販売
- 行政からの認可を受ける
他にも名刺やホームページに住所の記載がなければ、取引先や顧客からは実在しない会社や詐欺を働く会社と思われる可能性があります。バーチャルオフィスがあれば、事務所や店舗がなくても住所を記載できるので、会社としての手続きがやりやすくなります。
2.郵便物の受け取りも可能
バーチャルオフィスがあれば、一般的な書類の受け取りが可能です。自宅に送ってほしくない書類の宛先をバーチャルオフィスにすれば、他人に書類の中身を見られる心配もありません。そして、受け取ってもらった郵便物は、直接受け取りに行けます。
ただし、以下のような郵便物は受け取れないので注意が必要です。
- 本人確認が求められるもの
- 着払いの荷物
- 現金書留
- 食品
また、バーチャルオフィスに行く時間がない場合は、バーチャルオフィス宛の荷物を転送できます。
ただし、転送サービスについては、無料では行っていない可能性があります。追加料金が必要になる可能性もあるので、事前に確認しておきましょう。
3.電話やFAXのサービス
従業員が自分一人しかいない場合、携帯電話があれば、やりとりは可能です。とはいえ、事業を行う会社にとって固定電話があれば多少なりとも信用につながります。
電話番号だけでなく、バーチャルオフィスにかかってきた電話を携帯電話に転送したり、受付の方に対応してもらったりできるサービスもあります。
4.会議室
一部のバーチャルオフィスでは、会議室が使えます。会議室があれば、取引先との打ち合わせや急な来客にも対応ができます。
都心の一等地にあるバーチャルオフィスなら、利便性もいいですし、費用面が心配かもしれませんが、カフェを使う費用や別に会議室を借りるよりもコストを抑えられます。
バーチャルオフィスを利用するメリット
バーチャルオフィスはさまざまなメリットがあります。そのため、これから起業するためにもおすすめのサービスです。主なメリットは4つ。
- 簡単に利用ができる
- オフィスの設備や人件費などのコストが抑えられる
- 自宅の住所が他の人にバレない
- 都心の一等地を住所にできる
詳しく見てみましょう！
1.簡単に利用ができる
バーチャルオフィスは審査がありますが、おおむね1週間程度で利用できます。他方、事務所を借りる場合、入居審査や電話回線の工事などで多くの時間がかかります。
そのため、いち早く起業したい人にはバーチャルオフィスのがおすすめです。
2.オフィスの設備や人件費などのコストが抑えられる
バーチャルオフィスの最大のメリットは、運営コストが大幅に削減できること。通常、オフィスを借りる場合、家賃や光熱費、インターネットの回線費用など運営コストが必要です。加えて敷金や保証金も支払わなければなりません。
起業当初は、売上が少ないため、これらの初期費用や運営コストの支払いが大変です。しかし、バーチャルオフィスでかかる費用は、住所貸しだけなら1,000円もかかりません。
費用が高めのバーチャルオフィスでも月額1万円程度なので、事業に安心して集中できます。
3.自宅の住所が他の人にバレない
起業する際に必要な手続きが登記です。ただ、自宅の住所を登記した場合、名刺やホームページなどに記載しなければならなくなります。
長く取引を続ける相手ならまだしも、ほとんど付き合いがない相手に対しても自宅の住所がバレるのは、不安に感じるかもしれません。
しかし、バーチャルオフィスを住所にしておけば、他人に自宅の場所がバレないので安心です。
4.都心の一等地を住所にできる
起業当初は、お金も信用もありません。しかし、オフィスのある場所が一等地であれば、名刺やホームページに住所を載せらます。
そのため、住所を見た人は
と感じます。
また、都心の一等地にバーチャルオフィスがあれば、郵便物を取りに行く際や取引先との会議の際に便利です。
バーチャルオフィスを利用するデメリット
バーチャルオフィスはメリットもありますが、以下のようなデメリットもあるので注意してください。
- 働く場所は別に必要
- バレた時の印象はよくない
- 来客対応は難しい
- 法人口座の開設が難しいケースがある
順番にみていきましょう。
1.働く場所は別に必要
バーチャルオフィスでは住所は貸してくれますが、作業スペースまでは用意されていないケースがほとんどです。そのため、インターネット上で商売をする場合でも、カフェやコワーキングスペースなど別の作業場所は必要です。
とはいえ、起業当初から多くのお金がかかるのが嫌な人には、十分満足できるサービスといえるでしょう。
2.バレた時の印象はよくない
取引先の担当者のなかには、オフィスの住所について詳しく検索する人も中にはいます。起業してからの期間が短ければ、信用が高いといえないからです。
インターネットで住所を調べれば、簡単にバーチャルオフィスであることはバレてしまいます。そのため、相手によっては、オフィスを借りれるくらいの資金さえないという印象を与える可能性があります。
3.来客対応は難しい
一部のバーチャルオフィスでは、会議室用のスペースがついていません。そのため来客があっても、バーチャルオフィスのなかでは対応が難しいでしょう。
急な来客を想定している場合は、オプションで会議室も使えるバーチャルオフィスを利用しましょう。
4.法人口座の開設や銀行融資が難しいケースもある
事業を行う際に必要なのが法人の銀行口座です。ただ、バーチャルオフィスだけでは法人口座の開設が難しいケースが大半です。なぜなら、マネーロンダリングや振り込め詐欺を行う業者がバーチャルオフィスを使っているケースはよくあるからです。
TVで詐欺の特集があった際に「会社のある住所に行ってみるとバーチャルオフィスだった」という事例が放送されたケースもあります。
特に、地域に根づいた企業に融資を行う地方銀行や信用金庫、信用組合などでは口座開設は難しいでしょう。しかし、一部の都市銀行やネット銀行は、住所がバーチャルオフィスでも法人口座の開設ができます。
まとめ：開業当初の資金繰りに不安があるならバーチャルオフィスも検討しよう！
起業する場合は、なるべく固定費なく、お金をかけずに進めていくのがオススメです。売上が少ない状況では事業を継続するために、少しでも支出を抑える必要があります。バーチャルオフィスなら、初期費用や運営コストはほとんどかかりません。
そのため、立派なオフィスがなくても、さまざまな手続きを進めやすくなります。ただし、さまざなオプションがつけられるバーチャルオフィスもあれば、オプションがつけられないオフィスもあるので、利用前によく検討してみてくださいね。
